Besluit van 21 maart 2018
De provincieraad van Limburg,
Gelet op volgende doelstelling, actieplan en actie van het provinciale beleid 2014-2019:
- beleidsdoelstelling 2018140005 “Overig beleid”
- actieplan 2018140083 “Limburgs erfgoed profileren als een bron van authenticiteit, gemeenschapsvorming, verbondenheid, samenwerking en continuïteit in de samenleving om een duurzame maatschappelijke ontwikkeling van Limburg te onderbouwen en om de identiteit van Limburg te kenmerken als een permanente aantrekkingspool voor de wereld”
- actie 2018140110 “Uitdragen van een streekgerichte integrale en geïntegreerde aanpak inzake erfgoed;
Gelet op de bestuursovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en de provincie Limburg van 21 mei 2013;
Overwegende dat de provincie Limburg een sensibiliserende en ondersteunende werking uitbouwt rond Limburgs onroerend erfgoed;
Overwegende dat investeringen in de ontsluiting van onroerend erfgoed, de voorbeeldfunctie van dit erfgoed versterken;
Overwegende dat publiek ontsloten onroerend erfgoed een positieve impact heeft op de toeristische sector;
Overwegende dat het om bovenvermelde redenen aangewezen is om over te gaan tot de vaststelling van een subsidiereglement;
Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies;
Gelet op het besluit van de provincieraad van 24 oktober 2012 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en de normen voor reservevorming;
Gelet op het besluit van de provincieraad van 20 maart 1996 betreffende de herkenbaarheid van het provinciebestuur in provinciale subsidiereglementen;
Gelet op de budgetsleutel 664020/2/0720/3ER1104o “Investeringssubsidies aan verenigingen, instellingen en openbare besturen/Monumentenzorg/Masterplannen erfgoed” van het provinciebudget en meerjarenplan;
Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet;
Besluit
I Voorwerp van het subsidiereglement
Artikel 1: doel en doelgroep
Binnen de perken van het jaarlijks vastgestelde budget kan de deputatie een subsidie verlenen aan (inter)lokale publiekrechtelijke instanties, privaatrechtelijke instanties zonder winstoogmerk en feitelijke verenigingen voor uitzonderlijke investeringsprojecten van het onroerend erfgoed in de provincie Limburg.
Artikel 2: verklaring termen of begrippen
- Feitelijke vereniging: vereniging van twee of meer personen die zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken. Een feitelijke vereniging beschikt niet over rechtspersoonlijkheid.
- Investeringsproject: een permanent infrastructuur-, inrichtings- en/of materieel erfgoedontsluitingsproject om erfgoed in een brede en bovenlokale context te herwaarderen, te ontsluiten, te herbestemmen, te beheren, …
- Partnerovereenkomst: een overeenkomst tussen de aanvrager en de partner in het project die beschikt over het eigendom, het zakelijk recht op de locatie/infrastructuur uit het project waarin minstens afspraken over de werken op de locatie/infrastructuur uit het project in opgenomen worden.
- Onroerend erfgoed: alle goederen, gehelen of natuurlijk erfgoed (waaronder bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed, beplanting met erfgoedwaarde, archeologisch erfgoed, varend erfgoed) die als erfgoed beschouwd worden door hun opname in de wetenschappelijke en vastgestelde inventarissen van het Agentschap Onroerend Erfgoed of als erfgoedwaardig worden beschouwd door de Limburgse Commissie Onroerend Erfgoedbeleid. Deze goederen, gehelen of natuurlijk erfgoed kunnen zowel beschermd als niet-beschermd zijn.
- Kandidaatstelling: een projectidee voorstellen dat inhoudelijk reeds voldoende is uitgewerkt om te beoordelen en, na goedkeuring, kan opgenomen worden op een shortlist. De kandidaatstelling is de eerste fase voor het verkrijgen van een eventuele subsidie.
- Shortlist: lijst van projecten die op basis van hun kandidaatstelling voldoende potentieel hebben om in aanmerking te komen voor een subsidie, maar nog verder moeten uitgewerkt worden naar inhoud en haalbaarheid.
- Projectdossier: projecten die op de shortlist geplaatst worden dienen een projectdossier in waarin de inhoud van het project, alsook de haalbaarheid uitvoerig wordt onderzocht. Op basis van het projectdossier wordt er besloten of een dossier in aanmerking komt voor een toezegging van een subsidie binnen dit reglement.
- Limburgse Commissie Onroerend Erfgoedbeleid: commissie samengesteld door de deputatie en bestaande uit vertegenwoordigers uit verschillende sectoren die gelinkt zijn aan onroerend erfgoed.
- PCCE: Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed.
II Voorwaarden voor subsidietoekenning
Artikel 3: voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet de aanvrager aan de volgende voorwaarden voldoen:
- een (inter)lokale publiekrechtelijke instantie, privaatrechtelijke instantie zonder winstoogmerk of feitelijke vereniging zijn
- opdrachtgever zijn of een partnerovereenkomst hebben met de opdrachtgever van het investeringsproject dat wordt uitgevoerd op een locatie/infrastructuur waarvan hij zelf of de partner eigenaar of houder van een zakelijk recht (vruchtgebruik, erfpacht, opstal, …) is
- voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenningen van gelijkaardige of andere subsidies van de provincie Limburg.
Artikel 4: voorwaarden waaraan het investeringsproject inhoudelijk moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het investeringsproject inhoudelijk aan de volgende voorwaarden voldoen:
- een investeringsproject in het onroerend erfgoed in de provincie Limburg zijn. Het project mag een geïntegreerde werking met roerend erfgoed hebben
- een publieke functie hebben of krijgen in het kader van het project
- een bovenlokale uitstraling hebben
- passen binnen het provinciale beleid voor het Limburgse erfgoed
- de werken in het kader van het project mogen pas starten na de goedkeuring door de deputatie van het projectdossier na Fase 2 en de toekenning van de daarbijhorende subsidie
- een erfgoedontsluiting beogen op lange termijn.
Artikel 5: voorwaarden waaraan het investeringsproject financieel moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het investeringsproject financieel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- het project mag nooit voor meer dan 100 % gefinancierd worden
- de totale investeringskosten moeten meer dan 650.000,00 euro bedragen.
III Indiening van de subsidieaanvraag
Artikel 6: de termijn, wijze en het adres van de indiening van de aanvraag
De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie kan op de volgende wijze gebeuren:
- per post
- elektronisch
- afgeven tegen ontvangstbewijs.
Elektronische indiening geniet de voorkeur. Bijlagen die bij de aanvraag behoren en die niet-elektronisch worden ingediend, mogen eveneens per fax worden ingediend.
Het indienen van een subsidieaanvraag gebeurt in twee fasen.
Fase 1
De aanvrager dient een kandidaatstelling van zijn project in uiterlijk 30 april (eerste aanmeldingsronde) of uiterlijk 1 oktober (tweede aanmeldingsronde).
De werken in het kader van het project mogen op het tijdstip van de kandidaatstelling nog niet gestart zijn.
Fase 2
Kandidaten waarvan het project op de shortlist werd geplaatst, bereiden hun subsidieaanvraag verder voor in een uitgebreid projectdossier onder begeleiding en met inzet van de expertise van het PCCE.
De aanvrager dient een projectdossier in uiterlijk 30 april (eerste aanmeldingsronde) of uiterlijk 1 oktober (tweede aanmeldingsronde).
Te rekenen vanaf de datum van de plaatsing van het project op de shortlist, heeft een aanvrager 1 jaar, aangevuld met de tijd tot aan de eerstvolgende deadline voor het indienen van een projectdossier, om het uitgebreid projectdossier in te dienen.
Meteen na het indienen wordt de ontvangst van de aanvraag (fase 1 en fase 2) bevestigd en worden het verdere verloop en eventuele bijkomende instructies meegedeeld aan de aanvrager.
De aanvraag (fase 1 en fase 2) moet ingediend worden op volgend adres:
Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed
provincie Limburg
Universiteitslaan 1
3500 HASSELT
Tel. 011 23 75 75
E-mail pcce@limburg.be
Artikel 7: documenten in te dienen bij de aanvraag
Voor iedere aanvraag moeten de volgende documenten in 1 exemplaar ingediend worden:
Fase 1
- Een volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend formulier van kandidaatstelling.
- Een algemene begroting van ontvangsten en uitgaven van het project.
- In voorkomend geval een kopie van de partnerovereenkomst tussen aanvrager en de eigenaar of zakelijk rechthouder op de locatie/infrastructuur.
- Een kopie ter bewijs van het eigendom.
- In geval er een zakelijk recht is op de locatie/infrastructuur uit het project: een kopie van de akte en indien de bepalingen van de akte voorzien in een toestemming van de eigenaar: het schriftelijk akkoord van de eigenaar van de locatie/infrastructuur met het investeringsproject.
- De statuten van de aanvrager (indien van toepassing en enkel bij de eerste aanvraag).
Fase 2
- Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier met daarin een begroting van ontvangsten en uitgaven van het project waarbij de begroting gestaafd is met verantwoordingsdocumenten zoals offerte, prijzenonderzoek, meetstaten of gelijkaardig.
- Een verklaring of de btw al dan niet recupereerbaar is; voor projecten waarbij de aanvrager de btw kan recupereren, moeten de in de begroting vermelde uitgaven gesplitst worden in exclusief en inclusief btw.
- In voorkomend geval wijzigingen aan de zakelijke rechten op de locatie/infrastructuur van het project en daaruit voortvloeiend bijkomende toestemming van de eigenaar.
- Een kopie van het ondertekende ontwerpdossier (schetsen, bestek, plannen).
Bij een elektronische aanvraag geldt het mailbericht als ondertekening.
Het aanvraagformulier kan op het adres vermeld in bovenvermeld artikel opgevraagd worden of kan van de bovenvermelde website worden gehaald.
IV Toetsing van de subsidieaanvraag
Artikel 8: toetsing op tijdigheid
Kandidaatstellingen of projectdossiers die worden ingediend na 30 april en uiterlijk 1 oktober van het lopende jaar worden pas behandeld vanaf 1 oktober van dat jaar.
Kandidaatstellingen of projectdossiers die worden ingediend na 1 oktober van het lopende jaar komen in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.
De postdatum of bij onleesbaarheid de datum van ontvangst bij het bestuur geldt als datum voor de toetsing.
De aanvrager zal in voorkomend geval ook worden gevraagd of hij zijn aanvraag wenst te behouden voor de eerstvolgende beoordelingsronde.
De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
Artikel 9: toetsing op volledigheid
De kandidaatstelling en het projectdossier worden onderzocht op volledigheid.
De aanvrager die een onvolledige kandidaatstelling of onvolledig projectdossier indient, krijgt schriftelijk de vraag om de ontbrekende documenten alsnog in te dienen binnen de meegedeelde termijn. Een kandidaatstelling die of een projectdossier dat niet vervolledigd wordt binnen deze termijn komt in de respectievelijke beoordelingsronde niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.
De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
Artikel 10: toetsing aan de voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen en aan de voorwaarden waaraan het project inhoudelijk en financieel moet voldoen
Fase 1
De kandidaatstelling wordt getoetst aan de voorwaarden vermeld in het reglement en wordt vóór de beslissing over het al of niet plaatsen op de shortlist voor advies voorgelegd aan een door de deputatie samengestelde Limburgse Commissie onroerend erfgoedbeleid.
Bij de beoordeling van de kandidaatstelling zullen volgende criteria gehanteerd worden:
- de projectomschrijving aan de hand van het formulier van kandidaatstelling
- de bovenlokale uitstraling en publieke functie van het project
- de beantwoording aan provinciale beleidsdoelstellingen voor erfgoed.
Fase 2
Het projectdossier wordt getoetst aan de voorwaarden vermeld in het reglement en wordt vóór de beslissing over het al of niet toekennen van de subsidie voor advies voorgelegd aan de Commissie Onroerend Erfgoedbeleid. Deze commissie adviseert over het al dan niet toekennen van een subsidie, de eventuele rangschikking van de aanvragen en de grootte van de subsidie.
Bij de beoordeling van het projectdossier zullen volgende criteria gehanteerd worden:
- de uitgebreidheid van de projectomschrijving en bijbehorend illustratiemateriaal en plannen
- de mate waarin de doelstelling(en), verwachte resultaten en impact beantwoorden aan provinciale beleidsdoelstellingen voor erfgoed
- welke doelgroep(en) het project heeft
- of het investeringsproject wordt uitgevoerd met de juiste samenwerkingsverbanden
- de mate waarin het investeringsproject een onderscheidende meerwaarde heeft voor Limburg
- of het investeringsproject al dan niet een publieke functie heeft
- de mate waarin het plan van aanpak van het investeringsproject (timing, voorbereiding, uitvoering, samenwerking, communicatie, …) onderbouwd is
- de financiële en praktische haalbaarheid
- het duurzame karakter.
Artikel 11: toetsing op krediet
Indien de kredieten die in het budget voor dit reglement zijn ingeschreven, uitgeput zijn, komt de aanvraag voor het lopende budgetjaar niet meer in aanmerking voor toekenning.
In voorkomend geval zullen de aanvragen met de beste beoordeling op basis van de criteria vermeld in bovenvermeld artikel voorrang krijgen.
De aanvrager van lager gerangschikte, maar toch gunstige aanvragen, zal worden gevraagd of hij zijn aanvraag wenst te handhaven voor de eerste beoordelingsronde van het volgende budgetjaar. De aanvraag wordt dan opnieuw in zijn geheel getoetst. Het project mag op het moment van de uiterste indiendatum van de vermelde beoordelingsronde nog niet gestart zijn.
Artikel 12: besluitvorming over de subsidieaanvraag
Fase 1
De deputatie beslist binnen een termijn van 3 maanden vanaf de uiterste indiendatum (30 april of 1 oktober) of de aanvraag al dan niet op de shortlist van investeringsprojecten wordt geplaatst.
Fase 2
De deputatie beslist binnen een termijn van 3 maanden vanaf de uiterste indiendatum (30 april of 1 oktober) of het projectdossier al dan niet in aanmerking komt voor een subsidie en bij een toekenning van de subsidie welk subsidiebedrag wordt toegekend.
De aanvrager zal schriftelijk in kennis gesteld worden van de beslissing.
V Berekening van het subsidiebedrag
Artikel 13: bepaling van het subsidiebedrag
Fase 1
Voor projecten die na de kandidaatstelling op de shortlist geplaatst worden, bedraagt de subsidie maximaal 20.000, 00 euro. Deze subsidie moet gebruikt worden om het projectdossier voor te bereiden.
Het toe te kennen subsidiebedrag wordt berekend op basis van de door de aanvrager ingediende algemene begroting van ontvangsten en uitgaven zoals vermeld in bovenvermeld artikel 7, fase 1 waarbij volgende uitgaven in aanmerking kunnen komen voor subsidiëring: het inroepen van expertise, het ontwikkelen van grafisch ondersteunend materiaal (plannen, schetsen, tekeningen…), het opstellen van een financieel plan, …
Kosten voor eigen personeel en recupereerbare btw-uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
Fase 2
De provinciale subsidie voor de goedgekeurde projectdossiers bedraagt maximaal 60 % van de totale voor subsidiëring in aanmerking komende kosten.
Het toe te kennen subsidiebedrag wordt berekend op basis van de door de aanvrager ingediende begroting van ontvangsten en uitgaven zoals vermeld in bovenvermeld artikel 7, fase 2. Het definitieve subsidiebedrag wordt na de indiening van de nodige documenten ter verantwoording van de aanwending van de toegekende subsidie berekend op basis van de werkelijke projectontvangsten en -uitgaven na de projectuitvoering en nadat aan de voorwaarden van de volgende artikels 15 en 16 werd voldaan. Enkel uitgaven die gedetailleerd bewijsbaar zijn en die officieel boekhoudkundig ingeschreven zijn, worden aanvaard voor de bepaling van het definitieve subsidiebedrag.
De bepaling van de provinciale subsidie kan beperkt worden tot bepaalde uitgavenelementen. De deputatie zal per aanvraag de niet-subsidiabele uitgavenelementen vaststellen.
Cofinanciering door andere overheden is mogelijk. Cofinanciering door provinciale instellingen is niet mogelijk.
Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
- recupereerbare btw-uitgaven
- personeelsuitgaven van de aanvrager
- uitgaven voor recepties/catering
- reguliere werkingsuitgaven.
In het geval dat in het kader van de uitvoering van het project overheidsopdrachten worden gegund, komen prijsherzieningen, eventuele verrekeningen, bijakten of bijwerken slechts in aanmerking voor subsidiëring tot het bedrag dat vastgesteld werd bij de toekenning van de subsidie door de deputatie.
VI Betaling van het subsidiebedrag
Artikel 14: wijze van betaling
Fase 1
Het toegekende subsidiebedrag voor projecten die op de shortlist geplaatst worden, wordt in 1 schijf betaald bij de toekenning.
Fase 2
Het toegekende subsidiebedrag voor goedgekeurde projectdossiers wordt in 2 schijven betaald:
- een eerste schijf van 50 % wordt betaald bij de toekenning
- het saldo wordt betaald nadat de voorwaarden tot betaling van het saldo vermeld in het volgende artikel is vervuld.
Artikel 15: voorwaarden tot betaling (van het saldo)
Fase 1
Uiterlijk 4 maanden na het indienen van het projectdossier voor fase 2 dient de aanvrager een gedetailleerde, gedateerde en ondertekende afrekening van ontvangsten en uitgaven in van het voorbereidingstraject uit fase 1 waarbij de uitgaven worden gestaafd door verantwoordingsdocumenten (facturen, schuldvorderingen, kastickets …).
Indien uit de afrekening blijkt dat de aanvrager de subsidie van 20.000,00 euro voor het opstellen van het projectdossier niet volledig heeft gebruikt, vordert de deputatie het resterende bedrag terug.
Indien een aanvrager tijdens het opstellen van het projectdossier het project voortijdig stopzet, moet hij een verslag van het projectverloop, een motivering voor stopzetting en een gedetailleerde, gedateerde en ondertekende afrekening van ontvangsten en uitgaven indienen waarbij de uitgaven worden gestaafd door verantwoordingsdocumenten (facturen, schuldvorderingen, kastickets …).
De deputatie beslist dan tot het geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de subsidie.
Fase 2
Opdat men overgaat tot de betaling van het saldo moet uiterlijk 4 maanden na afloop van het project een aanvraag tot betaling van het saldo samen met de volgende documenten ingediend worden:
- een gedetailleerd verslag van het project
- een gedetailleerde, gedateerde en ondertekende afrekening van ontvangsten en uitgaven waarbij de uitgaven worden gestaafd door verantwoordingsdocumenten (facturen, schuldvorderingen, kastickets …)
- bewijsstukken van provinciale logovermelding.
Indien uit de ingestuurde afrekening blijkt dat de uiteindelijke kosten voor het project lager liggen dan de oorspronkelijke raming, wordt de subsidie verhoudingsgewijs aangepast zodat de definitieve provinciale subsidie nooit hoger kan liggen dan het in artikel 13 vermelde percentage.
Indien uit de ingestuurde afrekening blijkt dat de uiteindelijke kosten voor het project hoger liggen dan de oorspronkelijke raming, blijft de subsidie beperkt tot het bedrag dat vastgesteld werd bij de toekenning van de subsidie door de deputatie.
Een provinciale subsidie kan nooit aanleiding geven tot winst. In betreffend geval zal het saldo verminderd worden of zal het reeds toegekende subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden.
Het saldo wordt zo spoedig mogelijk betaald na ontvangst van bovenvermelde documenten op het adres vermeld in artikel 6, na controle en aanvaarding van deze documenten en na een afzonderlijke beslissing van de deputatie.
De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van deze beslissing.
VII Verplichtingen na de toekenning van een subsidie
Artikel 16: verplichtingen na de toekenning
Indien in het kader van dit reglement aan de aanvrager een subsidie wordt toegekend verbindt deze zich ertoe:
- de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend
- het project uit te voeren binnen de in het projectdossier vooropgestelde timing. Uitzonderlijk kan de deputatie beslissen tot een verlenging van de realisatietermijn, waarbij automatisch ook de termijn tot indiening van de betalingsaanvraag (art 15) met eenzelfde duur wordt verlengd. Hiertoe moet de aanvrager een gemotiveerde aanvraag indienen bij het PCCE met opgave van de reden en de duur van de gewenste verlenging. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing tot het al dan niet verlengen van deze termijnen
- indien het toegekende subsidiebedrag hoger is dan 24 789,35 euro: gedurende de volledige projectlooptijd jaarlijks de balans en resultatenrekening van het afgelopen goedgekeurde rekeningjaar in te dienen
- voor alle werken de vereiste vergunningen te verkrijgen
- de werken conform alle wettelijke voorschriften uit te voeren
- steeds het logo van de provincie Limburg en het PCCE te vermelden bij de bekendmaking van het project (drukwerken, publiciteit, advertenties, aankondigingsborden, informatiepanelen, ...)
- de provincie Limburg op de hoogte te houden van het verloop van het project en het PCCE inhoudelijk te betrekken bij de uitwerking van het project
- de infrastructuur in de mate van het mogelijke toegankelijk te maken voor mensen met een beperking.
VIII Controle en sancties
Artikel 17: controle op de aanwending van de toegekende subsidie
De provincie heeft steeds het recht toezicht en controle uit te oefenen bij de begunstigde van de subsidie die hem in het kader van dit reglement werd toegekend. De begunstigde verbindt er zich toe de nodige inlichtingen te verstrekken en de controle van de provincie Limburg te aanvaarden.
Artikel 18: sancties
Indien de begunstigde één of meer verplichtingen voortvloeiend uit dit reglement niet nakomt, kan de provincie het reeds betaalde subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen, of in voorkomend geval beslissen tot het niet-betalen of het gedeeltelijk niet-betalen van de toegekende subsidie. Verder kan voor een periode vastgesteld door de deputatie de begunstigde uitgesloten worden om in de toekomst in aanmerking te komen voor subsidies van de provincie Limburg.
IX Slotbepalingen
Artikel 19: inwerkingtreding en geldigheidsduur
Dit reglement treedt in werking vanaf 21 maart 2018.
Artikel 20: eerste indiendata
Voor 2018 is de indiendatum voor fase 1 vastgesteld op 1 oktober. Voor fase 2 kunnen pas in 2019 subsidieaanvragen ingediend worden.
Artikel 21: interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden
Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door de deputatie.
Hasselt d.d. 2018-03-21
De provinciegriffier,
Renata Camps
De voorzitter,
Gilbert Van Baelen