Besluit van 19 februari 2020

Gelet op volgende doelstelling, actieplan en actie van het provinciale beleid 2020-2025:

• beleidsdoelstelling BD000003 “Provincie Limburg transparante en ondersteunende organisatie”
• actieplan AP000028 “Het provinciebestuur uitbouwen tot een belangrijke partner voor de lokale besturen”
• actie AC000131 “Samenwerking met sterke partners om het lokale milieu- en natuurbeleid via innovatieve trajecten te realiseren”;

Gelet op de doelstelling van het provinciebestuur om van de provincie Limburg tegen 2050 een klimaatneutrale provincie te maken;

Gelet op het provinciale klimaatadaptatieplan dat op 20 september 2017 werd vastgesteld door de provincieraad, waarin duurzame ontwikkeling is opgenomen als belangrijke drijfveer voor het provinciale klimaatbeleid;

Overwegende dat de provincie Limburg met de slagzin “Limburg gaat klimaatneutraal” iedereen wil mobiliseren om mee de schouders te zetten onder haar ambitieus klimaatbeleid om tegen 2050 klimaatneutraal te zijn of alleszins heel wat zinvolle, ethisch verantwoorde, betaalbare en sociaal aanvaardbare maatregelen te realiseren tussen nu en 2050;

Gelet op het “Reglement betreffende de subsidiëring van kleine duurzame projecten” van 16 februari 2011;

Gelet op het “Reglement betreffende de subsidiëring van klimaatprojecten van MOS-scholen” van 15 februari 2017 en gewijzigd op 19 april 2017;

Overwegende dat beide reglementen dezelfde doelstelling beogen, met name het nastreven van een klimaatneutrale provincie door middel van de uitvoering van projecten rond duurzaamheid, klimaat en milieu;

dat de opname van de doelgroep Limburgse scholen in dit ontwerp van “Reglement betreffende de subsidiëring van kleine duurzame projecten” zorgt voor een efficiëntiewinst en eenduidigheid;

Overwegende dat het om bovenvermelde redenen aangewezen is om over te gaan tot de opheffing van het “Reglement betreffende de subsidiëring van klimaatprojecten van MOS-scholen” en de wijziging van het “Reglement betreffende de subsidiëring van kleine duurzame projecten”;

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies;

Gelet op het besluit van de provincieraad van 24 oktober 2012 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en de normen voor reservevorming;

Gelet op het besluit van de provincieraad van 20 maart 1996 betreffende de herkenbaarheid van het provinciebestuur in provinciale subsidiereglementen;

Gelet op de budgetsleutel 649000/2/0381 “Algemene werkingssubsidies/Geïntegreerde milieuprojecten” van het provinciale meerjarenplan;

Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet;

Besluit 

I Voorwerp van het subsidiereglement

Artikel 1: doel en doelgroep

Binnen de perken van het vastgestelde financiële meerjarenplan kan de deputatie een subsidie verlenen aan verenigingen, bedrijven, scholen en Limburgse gemeenten voor projecten die bijdragen aan de duurzame ontwikkeling van de provincie Limburg (B) inclusief haar Noord-Zuidrelaties, in zoverre deze projecten een duidelijke klimaat- en/of milieucomponent bevatten. Er wordt gestreefd naar samenwerking tussen partners.

Artikel 2: verklaring termen of begrippen

Duurzame ontwikkeling: een maatschappelijke ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie zonder daarmee voor de toekomstige generaties de mogelijkheden in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. In dit concept wordt getracht om ecologische, economische en sociale belangen op een evenwichtige manier met elkaar te verzoenen, bij voorkeur op een participatieve manier.

Terreinrealisaties: het gaat hier om initiatieven die een concrete, zichtbare en/of tastbare verandering teweegbrengen in de natuurlijke en/of menselijke leefomgeving en zo bijdragen aan de duurzame ontwikkeling van Limburg.

Communicatie-acties: het gaat hier om initiatieven die informatie over onderwerpen m.b.t. duurzame ontwikkeling overbrengen naar specifieke doelgroepen met als doel hen relevante kennis bij te brengen, te mobiliseren en/of een gedragswijziging te stimuleren.

II Voorwaarden voor subsidietoekenning

Artikel 3: voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet de aanvrager en zijn eventuele copromotor(en) aan de volgende voorwaarden voldoen:

• een Limburgse (B) (inter)lokale publiekrechtelijke rechtspersoon zijn OF
• een privaatrechtelijke rechtspersoon zonder winstverdelingsoogmerk zijn of een feitelijke vereniging zijn, OF
• een school met een maatschappelijke zetel of één of meer vestigingsplaatsen op het grondgebied van de provincie Limburg zijn (B) OF
• een bedrijf zijn EN
• één of meer activiteiten op het grondgebied van de provincie Limburg (B) ontplooien EN
• indien er copromotoren zijn, onderling een samenwerkingsovereenkomst hebben gesloten die de uitvoering van het project regelt EN
• geen activiteiten uitoefenen die als strijdig kunnen worden beschouwd met de principes van duurzame ontwikkeling en/of niet het onderwerp zijn (geweest) van gerechtelijke procedures in die zin EN
• op het moment van de aanvraag nog niet eerder een subsidie hebben verkregen in het kader van dit reglement voor hetzelfde project EN
• voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenningen van gelijkaardige of andere subsidies van de provincie Limburg.

Artikel 4: voorwaarden waaraan het project inhoudelijk moet voldoen

Binnen dit reglement komen zowel terreinrealisaties, communicatie-acties als een combinatie van beide in aanmerking voor subsidiëring.

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het project inhoudelijk aan de volgende voorwaarden voldoen:

• het project moet op het grondgebied van de provincie Limburg uitgevoerd worden en een bijdrage leveren aan het beleid van de provincie Limburg inzake duurzame ontwikkeling
• het project moet aansluiten bij het provinciale klimaat- en milieubeleid (waarvan het kader is weergegeven in het provinciale klimaatadaptatieplan) of, in voorkomend geval, bij de onderwerpen die via de oproep van het betreffende jaar worden aangegeven
• het project moet vernieuwend zijn, dit houdt in dat het project de reguliere werking van de aanvrager, en in voorkomend geval ook dat van iedere copromotor voor wat zijn projectaandeel betreft, overstijgt op het vlak van thema, aanpak, beoogde doelgroep en/of werkingsgebied
• een evenwichtige verhouding tussen de communicatieve projectluiken en de andere projectluiken hebben
• voldoen aan de SMART-criteria:
  • specifiek: er wordt duidelijk omschreven wat ze willen bereiken (doelstelling) en welke stappen hiervoor nodig zijn (acties)
  • meetbaar: er wordt aangegeven hoe ze bepalen of de doelstelling gehaald werd (indicatoren)
  • aanvaardbaar: de doelstelling is beleidsrelevant en er zijn geen externe factoren gekend die de uitvoering van het project onmogelijk maken
  • realiseerbaar: de voorgestelde acties kunnen met het beschikbare budget en de beschikbare mankracht in het opgegeven tijdsbestek uitgevoerd worden
  • tijdsgebonden: er wordt duidelijk aangegeven wanneer welke actie uitgevoerd wordt
• buiten de inhoudelijke contouren vallen van andere provinciale subsidiereglementen of andere steunmaatregelen.

Artikel 5: voorwaarden waaraan het project financieel moet voldoen

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het project financieel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• het project mag nooit voor meer dan 100 % worden gesubsidieerd
• cumulatie met andere subsidies is toegestaan, indien dit duidelijk in de aanvraag vermeld wordt en in rekening gebracht wordt bij de projectinkomsten en -uitgaven.

III Indiening van de subsidieaanvraag

Artikel 6: de termijn, wijze en het adres van de indiening van de aanvraag

De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie kan, na een jaarlijkse oproep tot indiening van subsidieaanvragen waarbij voor iedere oproep een aantal specifieke onderwerpen kunnen worden aangegeven, op de volgende wijze gebeuren:

• per post
• afgeven tegen ontvangstbewijs
• elektronisch

Elektronische indiening geniet de voorkeur.

Meteen na het indienen wordt de ontvangst van de aanvraag bevestigd en worden het verdere verloop en eventuele bijkomende instructies meegedeeld aan de aanvrager.

De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie moet uiterlijk 1 maart van het lopende jaar ingediend worden en mag niet gestart zijn vóór 1 september van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend. De stukdatum van documenten zoals facturen, documenten in het kader van overheidsopdrachten, enz. geldt hierbij als bewijs.

Voor 2020 wordt de indiendatum vastgesteld op uiterlijk 1 april.

De aanvraag moet ingediend worden op volgend adres:

Milieu en Natuur
Directie Omgeving
provincie Limburg
Universiteitslaan 1
B-3500 Hasselt

Tel.: 011 23 83 38
E-mail: mina@limburg.be 
Website: www.limburg.be/subsidies  

Artikel 7: documenten in te dienen bij de aanvraag

Voor iedere aanvraag moeten de volgende documenten in 1 exemplaar ingediend worden:

• een volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend aanvraagformulier
• de statuten van de aanvrager indien hij rechtspersoonlijkheid bezit en geen gemeente of school is
• een kopie van de samenwerkingsovereenkomst die de aanvrager met de projectcopromotor(en) sloot ter uitvoering van het project, indien de aanvraag een project met copromotor(en) betreft.

Bij een elektronische aanvraag geldt het mailbericht als ondertekening. Het aanvraagformulier en de modellen van de bij te voegen documenten kunnen op het adres vermeld in bovenvermeld artikel opgevraagd worden of kunnen van de bovenvermelde website worden gehaald.

IV Toetsing van de subsidieaanvraag

Artikel 8: toetsing op tijdigheid

De aanvraag wordt getoetst op tijdigheid.

Aanvragen die buiten de termijn vermeld in artikel 6 werden ingediend, komen in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.

De postdatum of bij onleesbaarheid de datum van ontvangst bij het bestuur geldt als datum voor de toetsing.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 9: toetsing op volledigheid

De aanvraag wordt onderzocht op volledigheid binnen een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de postdatum of bij onleesbaarheid de datum van ontvangst van de aanvraag bij het bestuur.

De aanvrager die een onvolledige aanvraag indient, krijgt schriftelijk de vraag om de ontbrekende documenten alsnog in te dienen binnen de meegedeelde termijn. Een aanvraag die niet vervolledigd wordt binnen deze termijn komt in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 10: toetsing aan de voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen en aan de voorwaarden waaraan het project inhoudelijk en financieel moet voldoen

De aanvraag wordt getoetst aan de voorwaarden vermeld in het reglement en wordt vóór de beslissing over het al of niet toekennen van de subsidie voor advies voorgelegd aan een ambtelijke evaluatiecommissie.

De deputatie is bevoegd voor de oprichting, samenstelling en ontbinding van deze ambtelijke evaluatiecommissie. De commissie komt op afroep samen en wordt voorgezeten door de gedeputeerde van Milieu en Natuur of zijn afgevaardigde.

Deze ambtelijke evaluatiecommissie beoordeelt en rangschikt de ingediende aanvragen gezamenlijk per jaaroproep op basis van de criteria vermeld in artikel 3, 4 en 5 van dit reglement. De resultaten van deze beoordeling worden samengevat in een beoordelingsverslag dat aan de deputatie wordt voorgelegd. Er wordt voorkeur verleend aan aanvragen voor projecten met verschillende copromotoren.

De ambtelijke adviescommissie kan adviseren om een ander subsidiebedrag toe te kennen dan werd aangevraagd.

De ambtelijke adviescommissie duidt voor ieder project waarvoor een subsidie werd toegekend een ambtelijke projectopvolger aan.

Artikel 11: toetsing op krediet

Indien de kredieten die in het budget voor dit reglement zijn ingeschreven uitgeput zijn, komt de aanvraag in het lopende budgetjaar niet meer in aanmerking voor toekenning. In voorkomend geval wordt in de eerste plaats rekening gehouden met de rangschikking die de ambtelijke evaluatiecommissie in haar verslag voorstelt.

De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.

Artikel 12: besluitvorming over de subsidieaanvraag

De deputatie beslist of de aanvraag al of niet in aanmerking komt voor een subsidie en bij een toekenning van de subsidie welk subsidiebedrag wordt toegekend.

De aanvrager zal schriftelijk in kennis gesteld worden van de beslissing.

V Berekening van het subsidiebedrag 

Artikel 13: bepaling van het subsidiebedrag

Het subsidiebedrag bedraagt maximaal 80 % van het verschil tussen de subsidiabele kosten (inclusief niet-recupereerbare btw) en de eventuele inkomsten van het project.

Het toe te kennen subsidiebedrag wordt berekend op basis van de door de aanvrager ingediende raming van de projectkosten en -inkomsten zoals opgenomen in het aanvraagformulier. Het definitieve subsidiebedrag wordt na de indiening van de nodige documenten ter verantwoording van de aanwending van de toegekende subsidie berekend op basis van de werkelijke projectkosten en -inkomsten na de projectuitvoering en nadat aan de voorwaarden van artikels 17 en 18 is voldaan. Enkel kosten die gedetailleerd bewijsbaar zijn en die officieel boekhoudkundig ingeschreven zijn, worden aanvaard voor de bepaling van het definitieve subsidiebedrag. De provinciale subsidie kan beperkt worden tot bepaalde projectonderdelen. De deputatie zal per aanvraag het subsidiepercentage en/of de subsidiabele kostenelementen vaststellen op basis van het beoordelingsverslag van de ambtelijke evaluatiecommissie zoals bedoeld in artikel 10 van dit reglement.

Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

• recupereerbare btw
• de aankoop van bepaalde investeringsgoederen waarvan de gangbare afschrijvingstermijn de loopduur van het project ruimschoots overschrijdt en/of de relevantie te gering is in het kader van de doelstellingen van het project, het betreft volgende limitatieve opsomming:
  • aankoop van onroerende goederen, het optrekken van gebouwen, de aanleg van (weg)infrastructuur of speeltuinen, e.d.
  • aankoop van gronden
  • installaties, machines en uitrusting
  • meubilair en inrichting
  • rollend materieel
• regulier onderhoud en beheer, het opruimen van zwerfvuil, …
• acties die opgelegd zijn door wetgeving, reglementen, vergunningen en overeenkomsten, …
• het opstellen van studies, plannen, inventarisaties, visieteksten, …

Artikel 14: maximumsubsidiebedrag

Het subsidiebedrag bedraagt maximaal 15.000,00 euro per aanvraag.

Artikel 15: minimumsubsidiebedrag

Indien na toetsing en berekening het subsidiebedrag lager dan 1.500,00 euro is, zal de subsidie niet toegekend worden.

VI Betaling van het subsidiebedrag 

Artikel 16: wijze van betaling

Het toegekende subsidiebedrag wordt in twee schijven betaald.

Een eerste schijf van 50 % wordt betaald bij de toekenning.

Het saldo wordt betaald nadat de voorwaarden vermeld in artikels 17 en 18 zijn vervuld.

Artikel 17: voorwaarden tot betaling van het saldo

Ten laatste op 15 juli van het tweede jaar na de subsidietoekenning moet een aanvraag tot betaling van het saldo samen met de volgende documenten bij de provincie worden ingediend:

• een inhoudelijk verslag met een duidelijke beschrijving van de uitgevoerde acties van het project, telkens met aangeven van de bij de actie betrokken copromotor(en), en waarbij a.d.h.v. de indicatoren uit de oorspronkelijke aanvraag aangegeven wordt of de doelstelling werd behaald of niet
• een financieel verslag houdende een overzicht van alle door de aanvrager en, in voorkomend geval, ook door de copromotor(en) gemaakte projectkosten en -inkomsten samen met een kopie van de genummerde facturen, schuldvorderingen en andere financiële verantwoordingsdocumenten (voor alle projectuitgaven)
• een exemplaar of kopie van alle in het kader van het project opgestelde documenten (vb. uitnodigingen, presentaties, GIS-lagen, formulieren, folders, dupliceerbaar educatief materiaal, vergunningen ...) met vermelding van het logo ”met steun van de provincie Limburg” (beschikbaar op www.limburg.be/logo)
• bewijsstukken, eigen aan de aard van het project, die vermeld worden in het toekenningsbesluit, maar niet in dit reglement beschreven staan.

Het subsidiesaldo wordt zo spoedig mogelijk betaald na ontvangst, controle en aanvaarding van het projectrapport en de bijbehorende documenten. Het projectrapport moet (bij voorkeur digitaal) op het adres vermeld in artikel 6 worden bezorgd.

Deze betaling is voorwerp van een afzonderlijke beslissing van de deputatie.

De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van deze beslissing.

VII Verplichten na de toekenning van een subsidie 

Artikel 18: verplichtingen na de toekenning

Indien in het kader van dit reglement aan de aanvrager een subsidie wordt toegekend verbindt deze zich ertoe:

• de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend
• tijdig de in artikel 17 vermelde documenten in te dienen
• melding te maken van de ondersteuning door de provincie op de wijze zoals bepaald door de deputatie bij toekenning
• voor alle activiteiten de vereiste vergunningen te verkrijgen, voor zover deze nog niet werden verkregen
• op vraag van de provincie minstens 5 relevante digitale foto’s, zonder afbeelding van personen, te kunnen voorleggen van voldoende hoge kwaliteit (minimaal 300 dpi) die de projectuitvoering weergeven met vermelding van de naam van de fotograaf en waarvan de provincie Limburg met de bronvermelding kosteloos het recht krijgt voor gebruik in de provinciale communicatiemedia met als doel het communiceren van de projectresultaten
• de ambtelijke opvolger, die conform artikel 10 aangeduid werd door de ambtelijke adviescommissie, op de hoogte te houden van het projectverloop
• de deputatie onmiddellijk op de hoogte te brengen van belangrijke wijzigingen m.b.t of annulering van het project
• het project ten laatste op 15 juli van het tweede jaar na de subsidietoekenning, te rekenen vanaf de datum van het toekenningsbesluit van de deputatie, te realiseren.

Uitzonderlijk kan de deputatie beslissen tot een verlenging van de realisatietermijn voor een bepaalde duur, waarbij automatisch ook de termijn tot indiening van de betalingsaanvraag vermeld in artikel 17 van dit reglement met eenzelfde duur wordt verlengd. Hiertoe moet de subsidietrekker uiterlijk 15 juli van het tweede jaar na de subsidietoekenning een gemotiveerde aanvraag indienen op het in artikel 6 van dit reglement vermelde adres met opgave van de duur van de gewenste verlenging. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing tot het al dan niet verlengen van deze termijnen.

VIII controle en sancties

Artikel 19: controle op de aanwending van de toegekende subsidie

De provincie heeft steeds het recht toezicht en controle uit te oefenen bij de begunstigde van de subsidie die hem in het kader van dit reglement werd toegekend. De begunstigde verbindt er zich toe de nodige inlichtingen te verstrekken en de controle van de provincie Limburg te aanvaarden.

Artikel 20: sancties

Indien de begunstigde één of meer verplichtingen voortvloeiend uit dit reglement niet nakomt, kan de provincie het reeds betaalde subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen, of in voorkomend geval beslissen tot het niet-betalen of het gedeeltelijk niet-betalen van de toegekende subsidie. Verder kan voor een periode vastgesteld door de deputatie de begunstigde uitgesloten worden om in de toekomst in aanmerking te komen voor subsidies van de provincie Limburg.

IX Slotbepallingen

Artikel 21: inwerkingtreding en geldigheidsduur

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 maart 2020.

Artikel 22: opheffings- en overgangsbepalingen

Het “Reglement betreffende de subsidiëring van kleine duurzame projecten” van 16 februari 2011 en het “Reglement betreffende de subsidiëring van klimaatprojecten van MOS-scholen” van 15 februari 2017, gewijzigd op 19 april 2017, worden hierbij opgeheven.

Subsidieaanvragen die werden ingediend in het kader van het ”Reglement betreffende de subsidiëring van kleine duurzame projecten” van 16 februari 2011 of in het kader van het “Reglement betreffende de subsidiëring van klimaatprojecten van MOS-scholen” van 15 februari 2017, gewijzigd op 19 april 2017en die nog in behandeling zijn op 29 februari 2020 worden verder behandeld overeenkomstig de voorwaarden en procedure bepaald in het reglement van 16 februari 2011 of van 15 februari 2017, gewijzigd op 19 april 2017.

De betalingsmodaliteiten, de verplichtingen na toekenning van een subsidie in het kader van de opgeheven reglementen alsook de controle- en sanctiemogelijkheden ervan worden in voorkomend geval eveneens geregeld overeenkomstig de opgeheven reglementen.

Artikel 23: interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden

Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door de deputatie.

Hasselt d.d. 2020-02-19

De provinciegriffier wd.
Liliane Vansummeren    

De voorzitter
Huub Broers