verantwoordelijke Administratieve Cel

Het Limburgse provinciebestuur wil een onmisbare en impactvolle schakel zijn tussen het lokale en het regionale niveau. Het wil het verschil maken op die domeinen waarvoor het Vlaamse niveau te veraf staat, en het gemeentelijke niveau de schaal mist.

De Directie HRM zet in op een eigentijds HR-beleid om de medewerkers van de verschillende directies, de provinciale domeinen en scholen zo goed mogelijk te ondersteunen tijdens hun loopbaan bij het provinciebestuur. De afdelingen Loopbaanbegeleiding, Personeelsdienst en Werving en Selectie werken hiervoor nauw samen, met de ondersteuning van de Administratieve Cel.

Om de Directie HRM te versterken zijn we op zoek naar een verantwoordelijke Administratieve Cel.

Over de functie

• Je coördineert de werkzaamheden van de Administratieve Cel en geeft leiding aan de administratieve medewerkers van de Directie HRM.
• Je staat in voor de flow van de deputatiedossiers voor de Directie HRM van agendering tot uitvoering, de controleert de volledigheid van de digitale en papieren dossiers en bewaakt nauwgezet de deadlines.
• Je ondersteunt de directeur HRM in het agendabeheer, plant afspraken in, bereidt in samenspraak met de directeur vergaderingen voor en je zorgt voor verslaggeving.
• Je ondersteunt de Directie HRM op administratief vlak door o.a. het beheren van de mailbox en databanken, het uitvoeren van zendingen, etc.
• Je beheert eveneens, samen met je team, de financiële processen inzake uitgaven van de Directie HRM via het elektronisch boekhoudsysteem.
• Je bewaakt de correcte uitvoering van de taken van de Administratieve Cel, stuurt bij waar nodig en neemt initiatieven om de werking te verbeteren.

In de functiebeschrijving vind je een gedetailleerd overzicht van het functiedoel, de resultaatsgebieden en de competenties.

Je profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma.
  • Schoolverlater: je hebt je diploma behaald op het moment van indiensttreding.
  • Buitenlands diploma: vraag je attest van gelijkwaardigheid aan via naric.vlaanderen.be.
• Je voldoet aan het vereiste taalniveau opgelegd door Vlaamse overheid.
• Troeven voor deze functie zijn:
  • Je taalgebruik is zowel mondeling als schriftelijk verzorgd en je hebt kennis van algemene secretariaatstaken.
  • Je hebt algemene kennis van of je bent bereid je snel in te werken in de richtlijnen die gelden inzake brieven, nota's en besluiten eigen aan het bestuur.
  • Je hebt inzicht of bent bereid je snel in te werken in de dossierflow van het bestuur maar ook in financiële administratie van de Directie HRM.
  • Je hebt inzicht in de administratieve verwerking van gegevens en kan goed overweg met de bijhorende programma's (Excel, Word, Teams …) alsook agendabeheer (Microsoft Outlook) en andere applicaties.
  • Je bent goed in het bewaken van het overzicht voor de Administratieve Cel.
  • Je hebt noties van informatieveiligheid of omgaan met gegevens in het kader van de privacy.
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, nationaliteit of fysieke beperking.

Ons aanbod

• Voltijdse contractuele aanstelling met een contract van onbepaalde duur
• Brutomaandloon: minimum 2 999,68 en maximum 5 054,37 euro
• Interessante verlofregeling (35 dagen en vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar)
• Flexibele werktijden tussen 7 uur en 19 uur met mogelijkheden tot thuiswerk
• Mogelijkheden om jezelf te ontplooien
• Extralegale voordelen: fietsvergoeding, maaltijdcheques van 8 euro, gratis hospitalisatieverzekering (voordelig aansluitingstarief voor gezinsleden), aanvullende pensioenregeling en een Bokrijkabonnement voor jou en je gezinsleden.

Verloop van de procedure

De selectieprocedure bestaat uit:

• een schriftelijke proef op donderdag 13 maart 2025 van 18.00 u. tot 21.00 u. in de PXL
• een mondelinge proef.

De kandidaten moeten 50 % behalen op de schriftelijke proef en 50 % op de mondelinge proef. Verder moet de kandidaat in totaliteit 60 % verwerven om geschikt te worden bevonden voor de functie.

Wervingsreserve
Voor deze functie leggen we een wervingsreserve aan met een lijst van geslaagden (in rangschikking) voor een periode van 2 jaar. De wervingsreserve kan verlengd worden met periodes van één jaar, voor zover de maximale geldigheidsduur de termijn van vier jaar niet overschrijdt.

Hoe solliciteren?

Solliciteer uiterlijk vrijdag 7 maart 2025 via het online formulier. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Voeg bij je sollicitatie je motivatiebrief, je uitgebreide cv en een kopie van je diploma.

Nadat je gesolliciteerd hebt, ontvang je een bevestigingsmail. Heb je geen mail ontvangen? Neem dan contact op met vacatures@limburg.be, tel. 011 23 78 24. We raden je aan om ook je spamberichten te controleren voor verdere berichten in het kader van de procedure.

Meer weten

Voor meer informatie over de functie-inhoud kun je terecht bij Hanne Schreurs, directeur HRM, hanne.schreurs@limburg.be.

Voor informatie over de selectieprocedure en de deelnemingsvoorwaarden, kun je terecht bij Kitty Messiaen, kitty.messiaen@limburg.be, tel. 011 23 78 38.

Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden, kun je terecht op provincie Limburg als werkgever.