(Besluit van de provincieraad d.d. 18 september 2019, gepubliceerd op 26 september 2019)
Provincieraad van Limburg
Gelet op het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening, en latere wijzigingen, zoals gecoördineerd in de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO), inzonderheid artikel 1.3.2 met betrekking tot de Provinciale Commissie Ruimtelijke Ordening (Procoro);
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale, intergemeentelijke en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, en latere wijzigingen;
Gelet op de beslissing van de provincieraad van 20 maart 2019 houdende de benoeming van een voltallige nieuwe samenstelling van de Procoro (ingevolge de provincieraadsverkiezingen van 14 oktober 2018);
Gelet op artikel 1.3.2 §8 VCRO waaruit volgt dat de Procoro een huishoudelijk reglement moet opstellen en dat dit reglement ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de provincieraad;
Overwegende dat de Procoro een huishoudelijk reglement heeft opgesteld dat in de vergadering van 3 juli 2019 unaniem door de leden werd goedgekeurd;
Gelet op het voorstel van de deputatie;
Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet;
Besluit
Artikel 1
Overeenkomstig artikel 1.3.2 §8 VCRO wordt het hierna volgend huishoudelijk reglement van de Procoro goedgekeurd.
Provinciale Commissie voor Ruimtelijke Ordening (Procoro)
Huishoudelijk reglement
De samenstelling, organisatie en werking van de Procoro wordt geregeld door:
- art. 1.3.2 Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening
- het besluit van de Vlaamse regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van de nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale, intergemeentelijke en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening
- het besluit van de Vlaamse regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening.
Aanvullend op voormelde bepalingen regelt voorliggend huishoudelijk reglement de werking van de Procoro op de hiernavolgende punten:
- Vergaderplaats en -tijd
De Procoro vergadert in principe, en tenzij voorafgaandelijk anders aangegeven, elke eerste woensdag van de maand om 14.00 u. in de lokalen van het Provinciehuis, Universiteitslaan 1 te 3500 Hasselt.
Gedurende de maanden juli en augustus zijn er geen vergaderingen, behalve in geval van dringende noodzaak. - Vergaderingen
- a. Agenda
De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda op voor de volgende vergadering.
De leden van de Procoro kunnen vooraf een schriftelijk en gemotiveerd voorstel van agendapunt(en) indienen bij de secretaris. Indien één derde van de leden erom verzoekt, moet een agendapunt geagendeerd worden.
Op voorstel van een lid van de Procoro kunnen bij de opening van de vergadering spoedeisende of dringende onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd. Alvorens de agenda te behandelen, wordt gestemd of deze bijkomende onderwerpen worden opgenomen als agendapunt. - b. Uitnodigingen
De secretaris zorgt ervoor dat de uitnodigingen met de agenda en een ontwerpverslag van de vorige vergadering tenminste vijf werkdagen vóór de vergadering digitaal of analoog verzonden worden aan alle leden van de Procoro. In geval van dringende noodzaak kan, mits verantwoording, van deze termijn worden afgeweken.
De uitnodigingen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. - c. Documenten
De documenten die relevant zijn voor de geagendeerde onderwerpen worden, vanaf de verzending van de agenda, digitaal of analoog ter beschikking gesteld aan alle leden van de Procoro. - d. Aanwezigheid
Elk aanwezig lid tekent op de vergadering de aanwezigheidslijst.
Elk effectief lid dat verhinderd is een vergadering van de commissie bij te wonen, deelt dit tijdig mee aan zijn/haar plaatsvervanger en aan de secretaris.
In het geval ook de plaatsvervanger verhinderd is, dan meldt hij/zij dit eveneens tijdig aan de secretaris.
Om niet als afwezig beschouwd te worden, moeten voormelde meldingen schriftelijk of per e-mail aan de secretaris gebeuren. - e. Voorzitter
De voorzitter leidt de vergaderingen van de Procoro. Hij opent en sluit de vergadering, leidt de debatten (en sluit ze), zorgt voor het goede verloop van de zitting en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement.
Als de voorzitter verhinderd is, wordt de vergadering geleid door de ondervoorzitter.
Is ook de ondervoorzitter verhinderd, dan wordt de vergadering geleid door het oudste lid van de Procoro. - f. Spreekrecht
Tijdens de vergadering mag het woord alleen gevoerd worden na hiervoor de toestemming te hebben gekregen van de voorzitter.
Als een spreker zich hieraan niet houdt, kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen.
Alleen de voorzitter kan optreden als woordvoerder van de Procoro, tenzij de commissie het woordvoerderschap delegeert aan een ander lid of aan de secretaris. - g. Openbare vergadering
Over het eventueel openbaar houden van een vergadering omtrent een onderwerp wordt door de Procoro beslist met eenparigheid van stemmen op een voorafgaande vergadering. - h. Notulen en verslag
De secretaris stelt de notulen van de vergadering van de Procoro op.
De secretaris zorgt voor een ontwerpverslag van elke vergadering. Hierin wordt o.a. vermeld:- de datum van de vergadering
- de namen van de aanwezigen
- de namen van degenen die verhinderd waren
- de namen van de afwezigen
- een beknopt verloop van de besprekingen: voorstellen, opmerkingen, adviezen.
De notulen maken in voorkomend geval melding van een ingenomen minderheidsstandpunt.
De secretaris stuurt het ontwerpverslag naar alle leden van de Procoro.
De voorzitter plaatst het ontwerpverslag ter bespreking en bekrachtiging op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Procoro. Na goedkeuring worden de verslagen ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
- a. Agenda
- Adviezen
De Procoro brengt een gemotiveerd advies uit binnen de termijn vermeld in de adviesaanvraag.
De voorbereiding gebeurt door het permanent secretariaat en eventueel een werkgroep.
Andersluidende standpunten dan het ontwerpadvies dat aan de leden van de Procoro wordt bezorgd, moeten schriftelijk ingediend worden voorafgaandelijk aan de vergadering waarop het definitief advies wordt uitgebracht.
Een advies kan omvatten:- een verwijzing naar het onderwerp
- de aanvullende toelichting gegeven bij de bespreking met de vragen en antwoorden
- de relevante punten van de bespreking
- het geformuleerde advies
- bij verdeelde stemming: zowel het standpunt van de meerderheid als van de minderheid met vermelding door welke instantie welk standpunt werd ingenomen.
Verzoeken van derden tot inzage in of het verkrijgen van een afschrift van of uitleg bij een advies of verslag dienen gericht te worden aan de provinciegriffier of kunnen ook gericht worden aan de voorzitter of de secretaris, die op hun beurt de vraag tot behandeling doorgeven aan de provinciegriffier.
Bij adviezen op eigen initiatief wordt gestreefd naar consensus.
De adviezen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. - Vergoeding
Aan de externe leden van de Procoro worden presentiegelden en kilometervergoedingen toegekend. Het bedrag hiervan wordt door de provincieraad bepaald.
Wanneer de aanwezigheid van beide leden – effectief en plaatsvervangend – op de vergadering gevraagd wordt, hebben beiden recht op vergoeding.
De presentiegelden en kilometervergoedingen komen ten laste van de werkingsmiddelen die de provincieraad aan de commissie ter beschikking stelt.
De uitbetaling van de presentiegelden en kilometervergoedingen worden driemaandelijks door het permanent secretariaat ten behoeve van de leden van de commissie aangevraagd na voorlegging van de presentielijsten en de onkostenstaten met betrekking tot de presentiegelden en de kilometervergoedingen. - Permanent secretariaat
Het permanent secretariaat omvat een vaste secretaris, een plaatsvervangende secretaris en personeelsleden van de Afdeling Ruimtelijke Planning van de provincie Limburg.
Als de secretaris verhinderd is, wordt deze vervangen door de plaatsvervangende secretaris of door een personeelslid van de Afdeling Ruimtelijke Planning van de provincie Limburg.
Het permanent secretariaat heeft tot opdracht, onder de leiding van de voorzitter, de vergaderingen en werkzaamheden van de Procoro voor te bereiden. - Werkgroepen
De Procoro kan beslissen om permanente en/of tijdelijke werkgroepen op te richten of te ontbinden.
Tijdelijke werkgroepen zijn van rechtswege ontbonden als hun opdracht vervuld is. Permanente werkgroepen worden jaarlijks uitdrukkelijk herbevestigd door de Procoro.
De werkgroepen hebben tot taak alle zaken te behandelen die door of namens de Procoro zijn opgedragen. De werkgroepen stellen op vraag van de Procoro een ontwerpadvies of voorstel tot beslissing op. De werkgroepen werken in opdracht van en onder toezicht van de Procoro.
Een werkgroep is samengesteld uit leden van de Procoro. Ieder lid kan op zijn/haar verzoek deel uitmaken van een werkgroep of de vergaderingen ervan bijwonen.
Het ontwerpadvies van de werkgroepen wordt niet extern verspreid. - Deskundigen
De commissie kan voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken een beroep doen op externe deskundigen.
Het initiatiefrecht voor bijkomende informatie ligt steeds bij de Procoro zelf.
Hasselt, 3 juli 2019
get. Kurt Adriaenssens
secretaris
get. Danny Windmolders
voorzitter
Artikel 2
De deputatie wordt belast met de uitvoering van het besluit van provincieraad.
Hasselt d.d. 18 september 2019
De provinciegriffier wd.
Monique Achten
De voorzitter
Huub Broers
