Besluit van 21 oktober 2020
De provincieraad van Limburg,
Gelet op volgende doelstelling, actieplan en actie van het provinciale beleid 2020-2025:
- beleidsdoelstelling BD000001 “Limburg als een dynamische hedendaagse provincie doorontwikkelen door positieve economische verbanden, innovatie, onderzoek en talentontwikkeling te stimuleren”
- actieplan AP000002 “Limburg als Europese en mondiale voorbeeldregio positioneren"
- actie AC000010 “Eerlijke en duurzame internationale samenwerking stimuleren en burgerzin en mondiaal bewustzijn versterken bij alle Limburgers'';
Gelet op het besluit van de provincieraad van 16 maart 2011 tot vaststelling van het “Subsidiereglement projecten Noord -Zuid”;
Overwegende dat bovenvermeld reglement moet aangepast worden aan de vernieuwende inzichten in de sector van ontwikkelingssamenwerking;
Overwegende dat het nieuwe reglement tot stand kwam in overleg met de Projectenadviescommissie;
Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies;
Gelet op het besluit van de provincieraad van 24 oktober 2012 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en de normen voor reservevorming;
Gelet op het besluit van de provincieraad van 20 maart 1996 betreffende de herkenbaarheid van het provinciebestuur in provinciale subsidiereglementen;
Gelet op de budgetsleutel 649000/2/0160 “Algemene werkingssubsidies/Hulp aan het buitenland” (MJP000004) van het provinciale meerjarenplan;
Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet;
Besluit
I Voorwerp van het subsidiereglement
Artikel 1: doel en doelgroep
Binnen de perken van het vastgestelde financiële meerjarenplan kan de deputatie een subsidie verlenen aan Limburgers of aan vzw's met de maatschappelijke zetel in Limburg voor de ondersteuning van projecten Mondiale Samenwerking.
Artikel 2: verklaring termen of begrippen
OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) registreert jaarlijks hoeveel officiële ontwikkelingshulp (ODA) landen verstrekken en hoe de officiële ontwikkelingshulp wordt verdeeld.
Commissie voor Ontwikkelingssamenwerking (=DAC, Development Assistance Committee) van de OESO is een internationaal forum waar donorlanden en multilaterale organisaties zoals de Wereldbank en de Verenigde Naties, samenkomen om de armoede in partnerlanden te bestrijden. De DAC brengt elk jaar het Rapport Ontwikkelingssamenwerking (Development Co-operation Report) uit.
Erkende ontwikkelingslanden: landen die voorkomen op de lijst van de Commissie voor Ontwikkelingssamenwerking die de OESO om de drie jaar vastlegt (DAC-Lijst van ODA).
II Voorwaarden voor subsidietoekenning
Artikel 3: voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet de aanvrager aan een aantal voorwaarden voldoen.
Er wordt een onderscheid gemaakt in de voorwaarden naargelang het statuut van de aanvrager.
Limburgers in een erkend ontwikkelingsland
Limburgers die werkzaam zijn in een ontwikkelingsproject in één van de erkende ontwikkelingslanden kunnen een project ter subsidiëring voorleggen, hetzij via een niet-gouvernementele organisatie (ngo) waarmee zij samenwerken, hetzij via hun vertegenwoordig(st)er. De betrokken Limburger moet minstens één jaar aaneensluitend werkzaam zijn in het ingediende ontwikkelingsproject.
- De ngo is erkend door de Belgische overheid in het kader van de medefinanciering of heeft een de facto erkenning in het kader van de Europese Unie en haar medefinancieringssysteem. De ngo draagt de verantwoordelijkheid voor de procedure.
- De vertegenwoordig(st)er van de Limburger draagt de verantwoordelijkheid voor de procedure.
Vzw’s gericht op internationale solidariteit of ontwikkelingssamenwerking
Vzw's, waarvan de voornaamste statutaire doelstelling gericht is op internationale solidariteit of ontwikkelingssamenwerking kunnen een project indienen waarbij geen Limburger ter plaatse betrokken is. Deze vzw's staan in voor een permanente structurele en ondersteunende band met de provincie Limburg.
- De Limburgse vereniging rond internationale solidariteit is opgericht overeenkomstig de "wet tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen houdende diverse bepalingen" van 23 maart 2019.
- De vzw heeft de maatschappelijke zetel en secretariaat in Limburg en ontwikkelt een eigen educatieve werking.
- De vzw is minstens een jaar (ondersteunend) projectmatig bezig en heeft een uitgewerkt beleids- en actieplan zowel projectmatig als educatief over het ingediende project.
- De vzw is de formeel erkende vertegenwoordiger van de projectpartner in een erkend ontwikkelingsland, zorgt voor de communicatie met de projectpartner, volgt haar op en is verantwoordelijk voor de opvolging van de procedure.
Daarnaast moet de aanvrager voldoen aan alle verplichtingen die voortvloeien uit eerdere toekenningen van gelijkaardige of andere subsidies van de provincie Limburg.
Artikel 4: voorwaarden waaraan het project inhoudelijk moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het project inhoudelijk aan de volgende voorwaarden voldoen.
Het project
- is gericht op de sociale, maatschappelijke of economische ontwikkeling van een regio, gemeenschap of bevolkingsgroep EN
- beoogt een duurzame ontwikkeling, met o.m. respect voor het milieu, respect voor de aanwending van materialen en grondstoffen en respect voor de culturele eigenheid van de doelgroep van het project EN
- betrekt de doelgroep/partner bij de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van het project en dit weerspiegelt zich in de structuur en organisatie van de doelgroep/partner EN
- moet de doelgroep in staat stellen zijn eigen ontwikkeling in handen te nemen, onder meer door het aantonen van de financiële leefbaarheid op langere termijn en van de volledige overname van het project na afloop EN
- is gesitueerd in een erkend ontwikkelingsland.
Artikel 5: voorwaarden waaraan het project financieel moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet ten minste 25 % van de totale uitgaven voor het project gedragen worden door de indiener.
III Indiening van de subsidieaanvraag
Artikel 6: de termijn, wijze en het adres van de indiening van de aanvraag
De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie kan op de volgende wijze gebeuren:
- per post
- afgeven tegen ontvangstbewijs
- elektronisch.
Elektronische indiening geniet de voorkeur.
Meteen na het indienen wordt de ontvangst van de aanvraag bevestigd en worden het verdere verloop en eventuele bijkomende instructies meegedeeld aan de aanvrager.
De aanvraag tot het verkrijgen van een subsidie moet uiterlijk 30 april van het lopende jaar ingediend worden.
Elke aanvrager mag per werkjaar maximaal 1 subsidieaanvraag indienen.
De aanvraag moet ingediend worden op volgend adres:
Mondiale Samenwerking
Directie Omgeving
provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt
Tel. 011 23 72 96
E-mail ontwikkelingssamenwerking@limburg.be
Artikel 7: documenten in te dienen bij de aanvraag
Voor iedere aanvraag moeten de volgende documenten in 1 exemplaar ingediend worden:
- een volledig in het Nederlands ingevuld en ondertekend aanvraagformulier
- een begroting van ontvangsten en uitgaven van het project in euro met duidelijke vermelding van alle financieringsbronnen
- voor een project dat over verscheidene jaren loopt wordt een meerjarenplanning ingediend
- indien voor het project ook bij andere instanties een subsidieaanvraag werd ingediend, wordt de goedkeuring/weigering van de medefinancierende instanties toegevoegd aan het aanvraagdossier. Bij weigering van medefinanciering wordt het desbetreffende project niet gesubsidieerd door de provincie. Eventueel kan een onderdeel van het project, waarbij de Limburger is betrokken, gehandhaafd worden
- de ngo voegt, daarnaast, bij de subsidieaanvraag
- een afschrift van het contract met de Limburger
- een verklaring op eer of een ander officieel document, medeondertekend door de lokale partner in een ontwikkelingsland, dat de ngo het voorgestelde project mag vertegenwoordigen in Limburg
- de vertegenwoordig(st)er van de Limburger voegt, daarnaast, bij de subsidieaanvraag
- een schriftelijke machtiging van de Limburger
- een verklaring op eer of een ander officieel document, medeondertekend door de lokale partner in een ontwikkelingsland, dat de vertegenwoordiger het voorgestelde project mag vertegenwoordigen in Limburg
- een vzw voegt, daarnaast, bij de subsidieaanvraag
- de statuten
- het jaarverslag en jaarrekening van het voorgaande jaar en de begroting van het lopende werkjaar
- een verklaring op eer of een ander officieel document, medeondertekend door de lokale partner in een ontwikkelingsland, dat de vzw het voorgestelde project mag vertegenwoordigen in Limburg.
Bij een elektronische aanvraag geldt het mailbericht als ondertekening.
Het aanvraagformulier kan op het adres vermeld in bovenvermeld artikel opgevraagd worden of kan van de bovenvermelde website worden gehaald.
IV Toetsing van de subsidieaanvraag
Artikel 8: toetsing op tijdigheid
De aanvraag wordt getoetst op tijdigheid.
Aanvragen die buiten de termijn vermeld in artikel 6 werden ingediend, komen in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.
De postdatum of bij onleesbaarheid de datum van ontvangst bij het bestuur geldt als datum voor de toetsing.
De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
Artikel 9: toetsing op volledigheid
De aanvraag wordt onderzocht op volledigheid.
De aanvrager die een onvolledige aanvraag indient, krijgt schriftelijk de vraag om de ontbrekende documenten alsnog in te dienen binnen de meegedeelde termijn. Een aanvraag die niet vervolledigd wordt binnen deze termijn komt in dat jaar niet meer in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit reglement.
De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
Artikel 10: toetsing aan de voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen en aan de voorwaarden waaraan het project inhoudelijk moet voldoen
De aanvraag wordt getoetst aan de voorwaarden vermeld in het reglement en wordt vóór de beslissing over het al of niet toekennen van de subsidie voor advies voorgelegd aan een Projectenadviescommissie, bestaande uit een ambtenaar van de dienst Mondiale Samenwerking van het provinciebestuur Limburg en 4 inhoudelijke experten. De experten zijn onafhankelijk en professioneel niet tewerkgesteld binnen de sector Mondiale Samenwerking. Er is mimimum één expert per continent (Afrika, Latijns- en Midden-Amerika, Azië, Oceanië). De experten van de Projectenadviescommissie worden door de deputatie aangesteld voor 4 jaar en hun mandaat kan één keer worden verlengd met 4 jaar.
De expert bezorgt vooraf een schriftelijk advies over het project aan de Projectenadviescommissie. Dit advies heeft een vertrouwelijk karakter. Projecten waarbij een directe band bestaat met de expert, worden niet door de expert geadviseerd. De andere experten formuleren dan gezamenlijk een advies.
De Projectenadviescommissie kan externe deskundigen uitnodigen of betrekken om advies in te winnen over bepaalde specifieke aspecten die belangrijk zijn voor de beoordeling van projecten.
De aanvrager kan uitgenodigd worden om gehoord te worden door de Projectenadviescommissie.
Artikel 11: toetsing op krediet
Indien de kredieten die in het budget voor dit reglement zijn ingeschreven uitgeput zijn, komt de aanvraag in het lopende budgetjaar niet meer in aanmerking voor toekenning.
Indien de kredieten die in het budget voor dit reglement zijn ingeschreven ontoereikend zijn, wordt in de eerste plaats rekening gehouden met de beoordeling opgemaakt door de Projectenadviescommissie. Projecten met een hogere score hebben voorrang op projecten met een lagere score.
De aanvrager zal hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
Artikel 12: besluitvorming over de subsidieaanvraag
De deputatie beslist binnen een termijn van 3 maanden na de indieningstermijn, of de aanvraag al of niet in aanmerking komt voor een subsidie en bij een toekenning van de subsidie welk subsidiebedrag wordt toegekend.
De aanvrager zal schriftelijk in kennis gesteld worden van de beslissing.
V Berekening van het subsidiebedrag
Artikel 13: bepaling van het subsidiebedrag
De deputatie stelt het subsidiebedrag per project vast op basis van de subsidiabele uitgaven voor het project.
Het subsidiebedrag kan nooit meer dan 75 % van de subsidiabele uitgaven van het project bedragen.
Enkel niet-structurele, projectmatige uitgaven, die gemaakt worden na de toekenning van een subsidie door de deputatie, komen in aanmerking voor de subsidieberekening.
Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor de subsidieberekening: lonen, reis- en verblijfskosten van medewerkers, studiebeurzen, kosten eigen aan de reguliere, permanente of gewone werking van de organisatie in het ontwikkelingsland.
Een project kan maximum vijf, al dan niet opeenvolgende, jaren gesubsidieerd worden.
Artikel 14: maximumsubsidiebedrag
Het subsidiebedrag bedraagt maximaal 15 000,00 euro per aanvraag.
VI Betaling van het subsidiebedrag
Artikel 15: wijze van betaling
Het toegekende subsidiebedrag wordt in één schijf bij de toekenning betaald.
Artikel 16: verantwoording na betaling
Binnen een termijn van 365 kalenderdagen te rekenen vanaf de goedkering door de deputatie, moeten de volgende documenten worden ingediend:
- een afrekening van ontvangsten en uitgaven van het project
- het betalingsbewijs (overschrijving, ontvangstbewijs van contant geld) van het gesubsidieerde bedrag
- verslag van het project of van het projectjaar.
Daarnaast kunnen volgende documenten deel uitmaken van het projectverslag:
- foto's, folders
- videoreportages, cd-roms of ander digitaal materiaal over het project
- ander beschikbaar materiaal.
Indien de toegekende subsidie van het vorige kalenderjaar niet volledig werd besteed, wordt een voorlopige afrekening en een voorlopig projectverslag voorgelegd.
Elk jaar, vóór 1 mei, wordt een jaarverslag voorgelegd over de eigen educatieve activiteiten binnen de provincie Limburg van de ngo, de projectvertegenwoordig(st)er of de Limburgse vereniging rond internationale samenwerking. In dit jaarverslag wordt ook aandacht besteed aan de geleverde inspanningen om de kwaliteit van het project, de samenwerking met de lokale partner alsook de eigen organisatie in Limburg te bestendigen en/of verbeteren.
VII Verplichtingen na de toekenning van een subsidie
Artikel 17: verplichtingen na de toekenning
Indien in het kader van dit reglement aan de aanvrager een subsidie wordt toegekend verbindt deze zich ertoe:
- de toegekende subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend
- binnen een termijn van 365 kalenderdagen, te rekenen vanaf de goedkering van de deputatie, de nodige verantwoordingsdocumenten in te dienen
- in elke communicatie m.b.t. het project het logo van de provincie Limburg te vermelden.
De subsidie mag enkel worden aangewend voor het project waarvoor ze werd aangevraagd. Wanneer het initiatief om één of andere reden niet kan worden uitgevoerd wordt de provinciale overheid onmiddellijk ingelicht. Bij een niet-uitvoering van het project wordt de subsidie teruggestort op de bankrekening van het provinciebestuur. Bij een gedeeltelijke wijziging van het project wordt het project voor advies opnieuw aan de Projectenadviescommissie voorgelegd.
VIII Controle en sancties
Artikel 18: controle op de aanwending van de toegekende subsidie
De provincie heeft steeds het recht toezicht en controle uit te oefenen bij de begunstigde van de subsidie die hem in het kader van dit reglement werd toegekend. De begunstigde verbindt er zich toe de nodige inlichtingen te verstrekken en de controle van de provincie Limburg te aanvaarden.
Artikel 19: sancties
Indien de begunstigde één of meer verplichtingen voortvloeiend uit dit reglement niet nakomt, kan de provincie het reeds betaalde subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen, of in voorkomend geval beslissen tot het niet-betalen of het gedeeltelijk niet-betalen van de toegekende subsidie. Verder kan voor een periode vastgesteld door de deputatie de begunstigde uitgesloten worden om in de toekomst in aanmerking te komen voor subsidies van de provincie Limburg.
IX Slotbepalingen
Artikel 20: inwerkingtreding en geldigheidsduur
Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2021.
Artikel 21: opheffings- en overgangsbepalingen
Het “Subsidiereglement projecten Noord-Zuid” van 16 maart 2011 wordt opgeheven vanaf 1 januari 2021.
Subsidieaanvragen die werden ingediend in het kader van het “Subsidiereglement projecten Noord-Zuid” van 16 maart 2011 en die nog in behandeling zijn op 1 januari 2021 worden verder behandeld overeenkomstig de voorwaarden en procedure bepaald in het reglement van 16 maart 2011.
De betalingsmodaliteiten, de verplichtingen na toekenning van een subsidie in het kader van het opgeheven reglement alsook de controle- en sanctiemogelijkheden ervan worden in voorkomend geval eveneens geregeld overeenkomstig het opgeheven reglement.
Artikel 22: interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden
Alle interpretatiegeschillen en onvoorziene omstandigheden betreffende de toepassing van dit reglement worden behandeld door de deputatie.
Hasselt d.d. 2020-10-21
De provinciegriffier
Wim Schoepen
De voorzitter
Huub Broers