1 Wie zijn wij?
Het PCLB Limburg is een centrum voor leerlingenbegeleiding, met haar kantoor in Hasselt. Verder in deze tekst wordt naar ons CLB verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden "wij" of "ons".
Het inrichtend bestuur is de provincie Limburg.
Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met ons aanspreekpunt informatieveiligheid door jouw vragen te mailen naar wendy.mertens@limburg.be.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens zijn niet alleen jouw naam, adres, e-mail en telefoonnummer, maar alle gegevens op basis waarvan je op een unieke manier als natuurlijke persoon kunt geïdentificeerd worden.
3 Wanneer verwerken we persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
4 Welke gegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?
We verwerken jouw persoonsgegevens in de meeste gevallen omdat dit ons door de decreetgever/wetgever wordt opgelegd. Voor andere verwerkingen zullen wij om jouw toestemming vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst die je met ons hebt afgesloten.
Welke gegevens we verwerken is afhankelijk van de relatie die we met jou hebben. In de meeste gevallen is dat de relatie leerling/onderwijsverstrekker of werkgever/werknemer. Concreet verwerken wij, afhankelijk van jouw hoedanigheid mogelijk de volgende persoonsgegevens op basis van de volgende redenen:
- Je bent een leerling of diens ouder
Wij hebben je persoonsgegevens nodig om onze decretale taken op het vlak van leerlingenadministratie en -begeleiding te kunnen uitoefenen. Leerlingenbegeleiding omvat de bevordering van de gezondheid, de groei en ontwikkeling van leerlingen, het bevestigen van het normale groei- en ontwikkelingsproces en het tijdig detecteren van risicofactoren, signalen en symptomen van gezondheids- en ontwikkelproblemen.
Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens over de gezinssamenstelling en schoolloopbaan, gezondheidsgegevens en psychologische gegevens.
- Je bent werknemer
Wij hebben je persoonsgegevens nodig voor de administratie van salarissen, en vergoedingen, de toepassing van de sociale wetgeving, evaluatie en opvolging en de planning van opleiding en loopbaan.
Wij verwerken identificatiegegevens, financiële gegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
- Je bent sollicitant
Wij hebben je persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie.
Wij verwerken identificatiegegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
- Je bent (medewerker van een) leverancier
Wij hebben je persoonsgegevens nodig voor de opvolging van het contract met je werkgever, het voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen.
Wij verwerken identificatiegegevens indien ons dit door de wet is opgelegd.
5 Hoe verzamelen en verwerken we je persoonsgegevens?
Wij ontvangen identificatiegegevens en schoolloopbaangegevens van het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten. Medische gegevens worden doorgaans door onszelf verzameld, aangereikt door ouders of mits toestemming van de ouders overgemaakt door derden (bv. behandelde artsen). Relevante gegevens i.h.k.v. de begeleidingsopdracht van het CLB kunnen ons door de school of derden worden overgemaakt mits toestemming van de ouders.
We leven hierbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.
Iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om de gegevens waarvan sprake is in punt 4. op te vragen.
CLB-medewerkers zijn gebonden aan beroepsgeheim en hanteren een deontologische code die het onafhankelijk optreden van de CLB-medewerkers waarborgen.
Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je school loopt.
Het centrum bewaart het multidisciplinaire dossier van de leerling tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde systematische contact of de laatst uitgevoerde vaccinatie. In afwijking van het eerste lid worden de gegevens van leerlingen die hun onderwijsloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkenen de leeftijd van dertig jaar bereikt hebben.
6 Doen wij beroep op derden voor de verwerkingen?
Voor bepaalde specifieke dienstverlening doen wij een beroep op derden, die in het kader van die dienstverlening bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt steeds in het kader van een verwerkersovereenkomst waarin wij eisen dat zij jouw persoonsgegevens verwerken op een wijze die strookt met de algemene verordening gegevensbescherming en met de toepasselijke federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Zo hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten
- met de bvba Lemonade, met zetel in de Volhardingslaan 2 te 3001 Leuven en ondernemingsnummer 0880009437. Deze firma staat in voor het beheer van de applicatie LARS (Leerling Activiteiten en Registratie Systeem). Deze applicatie wordt door ons gebruikt voor alle verwerkingen van leerlingengegevens.
- met Plantyn NV, Motstraat 32, 2800 Mechelen. Deze firma staat in voor het beheer van INFORMAT. Deze applicatie wordt door ons gebruikt voor de verwerking van de personeelsdossiers.
7 Geven wij jouw gegevens door aan anderen?
We zijn in bepaalde gevallen wettelijk of decretaal verplicht om je persoonsgegeven door te geven aan andere overheden. Zo worden decretaal bepaalde leerlingengegevens overgemaakt aan het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten, het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het Vlaams Agentschap Jongerenwelzijn. Door ons toegediende vaccinaties worden geregistreerd in het Vaccinatie Systeem Vlaanderen (Vaccinet). Dat is toegankelijk via https://www.myhealthviewer.be, waar je je eigen vaccinaties kunt raadplegen.
Indien je van school verandert dragen wij je multidisciplinair CLB-leerlingendossier over aan het CLB dat je nieuwe school begeleidt.
In samenspraak met jou kunnen scholen en begeleidings- en ondersteuningsdiensten relevante gegevens over jou ontvangen i.h.k.v. de begeleiding.
Wij zorgen ervoor dat deze overdrachten stroken met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
8 Worden je persoonsgegevens doorgegeven buiten Europa?
We geven je gegevens niet door aan organisaties of instanties in landen buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).
9 Hoe worden je persoonsgegevens beveiligd?
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen elk misbruik of ongeautoriseerde toegang. Zo zijn alle personeelsleden met toegang tot persoonsgegevens gehouden tot geheimhouding daarvan. Wij hanteren tevens een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, wij beveiligen onze systemen tegen malware en hacking, wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten en wij testen en evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen.
10 Wat zijn je rechten?
Je kunt je ten allen tijde op de volgende rechten beroepen:
- recht op inzage: je mag vragen welke gegevens van jou verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom het CLB die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden. Dit wordt naast de AVG ook geregeld door het Decreet betreffende de Rechtspositie van de Minderjarige in de Jeugdhulp (DRP) van 7 mei 2004.
- recht op verbetering: indien je fouten in je gegevens vindt, mag je vragen om dit aan te passen. je kunt ook aanvullingen toevoegen aan je gegevens.
- recht op beperking van de verwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kun je vragen om deze verwerking te stoppen.
- recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien je bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuw CLB, dan faciliteert het CLB dit (in de mate van het mogelijke).
- recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men je voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kun je ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.
Je hebt ten allen tijde het recht om de gegevens die we over je verwerken in te kijken. Wij zullen je dan tevens aanvullende informatie geven over de verwerkingen. Indien nodig kun je je gegevens ook laten verbeteren. Je kunt tevens verzoeken om je gegevens te verwijderen of je verzetten tegen bepaalde verwerkingen of overdrachten.
Als je de voorafgaande rechten wenst uit te oefenen, als je andere vragen hebt in verband met je privacy, of als je het niet eens bent met de manier waarop we je gegevens verwerken kun je hiervoor terecht op het e-mailadres wendy.mertens@limburg.be. Indien bij dergelijke vraag twijfels kunnen bestaan over je identiteit zullen wij je verzoeken om een identiteitsbewijs, zodat je gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens, www.vtc.corve.be.
11 Wijzigings- en aanpassingsbeleid
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.